Par définition, on peut retenir tour simplement qu'un projet est un ensemble d'activités organisées en phases ou étapes et formant l'unité de gestion permettant la réalisation d'un objectif défini et précis.
En ce qui concerne le sujet, on a entre autre :
LA FORMULATION DE PROJET
- Généralités
- Modèle-type de demande de financement
LES ÉTAPES DE LA RECHERCHE DE FINANCEMENT
- Connaitre
- Se faire connaître et faire connaître son projet
- Suivre de près l'instruction du dossier de financement
- Conseil pratiques
Le document de présentation de votre projet est un document clé qui servira de support lors de l'instruction de votre dossier et jouera un rôle déterminant dans l'acceptation ou le rejet de votre requête de financement. Vous trouverez ici quelques conseils de présentation, sorte de "pense-bête" destiné à guider votre rédaction.
1. Généralités
a) Forme du document
Bien que le contenu de votre dossier prime aux yeux des bailleurs de fonds, la forme que vous adopterez pour présenter votre projet a une importance certaine. Un document relié et mis en forme sur ordinateur attirera certainement plus l'attention qu'un projet rédigé à la main et présenté sur des feuilles volantes.
Si vous ne disposez pas de matériel bureautique, essayez dans la mesure du possible d'utiliser le matériel d'amis, de partenaires ou du bureau ONG du PNUD qui est censé apporter une aide logistique aux ONG. Si vous êtes contraint d'utiliser la forme manuscrite, faites le savoir au bailleur de fonds et soignez l'écriture du dossier...
b) Contenu du document
De nombreuses agences fournissent un modèle de rédaction type pour les projets. Vous trouverez en annexe plusieurs modèles-type de dossiers de financement :
· deux modèles de présentation de projet de la Commission européenne (cofinancement et ligne budgétaire "Environnement"),
· un modèle des ministères de la Coopération et des Affaires Etrangères Français,
· deux modèles demandés par le PNUD pour un financement CGAP.
De nombreux bailleurs de fonds ne réclament pas des dossiers aussi complets que ceux proposés en annexe. Cependant, gardez à l'esprit qu'une présentation détaillée de votre projet vous aidera à mieux préciser votre action et / ou à déceler certaines faiblesses ou incohérences qui vous avaient échappé dans un premier temps. S’il est vrai que ce qui se conçoit bien s'énonce clairement, il est également exact que ce qui s'énonce clairement se conçoit clairement.
Certains bailleurs de fonds exigent souvent une planification des activités qui n’est pas toujours aisée à élaborer pour les ONG du Sud dont l’environnement est très volatile et qui adoptent souvent des démarches de recherche-action. Nanmoins, un effort de programmation de vos activités ne devrait pas nuire à votre projet.
Il est également recommandé de veiller à ce que :
· la nature des projets soit en cohérence avec la politique de développement nationale,
· les montants sollicités soient en adéquation avec vos capacités d’actions,
· le suivi, l’évaluation et la capitalisation soient pris en compte dans le projet.
c) Taille du dossier
Compte-tenu de la multiplicité des dossiers reçus par les agences d'aide, il est déconseillé de présenter un document trop volumineux. Prévoyez donc de subdiviser votre document en trois parties :
· une partie " résumé du projet ". Le résumé sera utile aux personnes n'ayant pas le temps de lire l'ensemble du document ; il devra également servir "d'accroche" , c'est-à-dire qu'il devra susciter un intérêt pour votre projet et donnera au lecteur l'envie de découvrir le texte principal.
· " la partie principale". Elle est décrite ci-après. Un petit projet peut se tenir en quatre pages, un projet moyen en une dizaine et un programme plus important en une vingtaine de pages voire plus.
· " les annexes", qui comprendront des informations utiles mais secondaires. Les annexes peuvent être largement plus volumineuses que le texte principal.
a) Titre de l’action, sommaire et résumé
Le titre de l’action doit de préférence comporter la thématique et la zone géographique.
Le sommaire permettra au bailleur de localiser les parties du texte qui l'intéressent, mais lui permettra également (dans le cas où il ne vous aura pas imposé un plan spécifique) de visualiser l'architecture, la logique de votre projet.
Essayez de résumer la situation actuelle, la problématique, les objectifs, les actions à mener et les résultats attendus.
b) Présentation de l'opérateur et des partenaires du projet
Essayez de préciser les éléments suivants :
· Serez-vous le bénéficiaire du financement ?
· le nom exact de votre organisation avec l'adresse et le nom du principal responsable ; votre date de création.
· votre statut juridique : association, coopérative, groupe de base... ;
· votre structuration (Bureau, Conseil d'administration), vos effectifs (salariés et bénévoles) et le nombre de vos adhérents ;
· votre capacité financière approximative (budget annuel, etc.) ;
· vos partenaires habituels ;
· vos principaux domaines d'interventions et vos objectifs ;
· votre expérience (autres projets réalisés, etc.).
S’il y en a, les partenaires du projet doivent être présentés. Ils regroupent les autres associations impliquées dans le projet, les autorités locales ou nationales, les institutions de recherche, les autres bailleurs... Attention, certains bailleurs peuvent demander à ce que votre projet reçoive l'aval des autorités locales compétentes.
c) Description du projet
(1) Contexte et étude de l’environnement externe
Théoriquement, on ne devrait pas démarrer une action sans avoir acquis une connaissance approfondie du milieu naturel, humain, économique, sur lequel le projet va intervenir. Il s’agit en particulier de déterminer, en lien avec les populations concernées :
· le lieu de l’action et la problématique de la zone,
· quelle est la situation de départ,
· si l’action a été précédée d'autres opérations,
· quel est l’environnement économique et culturel,
· les facteurs favorables et les facteurs limitants,
· les potentialités humaines et financières de la localité ou la région.
(2) Objectifs du projet
Interrogez-vous ici sur les buts recherchés par le projet. Exemple : augmenter les revenus des femmes ou du groupe cible ; créer des emplois...
Attention : il faut veiller à bien distinguer les objectifs et les moyens (ou activités). Ainsi la sensibilisation de la population peut être un moyen pour atteindre les objectifs d’un projet environnemental, mais elle peut constituer un objectif dans un projet d'éducation.
(3) Bénéficiaires du projet
Il faut déterminer :
· a qui le projet va bénéficier de manière indirecte ou de manière directe ;
· le nombre de bénéficiaires ;
· la qualité des bénéficiaires (ex : femmes, jeunes, artisans, groupes de base, ...).
(4) Moyens
Ce sont les ressources nécessaires à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs. On distinguera les moyens physiques (bureautique, équipements, véhicules, etc.) et les moyens humains (coordinateurs, animateurs, formateurs, secrétaires, etc.).
(5) Résultats attendus
Ce sont les principales réalisations du projet. Les résultats attendus doivent être en adéquation avec les objectifs du projet.
Exemple : nombre d'emplois créés, nombre de branchements d'assainissement, nombre de stages de formation et de personnes formées, etc.
d) Organisation du projet
Elle vise la clarification des éléments suivants :
· Avec quels types d'acteurs et suivant quelle méthodologie et stratégie le projet sera mis en œuvre ?
· Qui sera responsable de la gestion du projet ?
· Quelles seront les instances de contrôle ? Afin de permettre de suivre la progression du projet dans le temps, il est recommandé de joindre un échéancier, qui sera suivi de près par les bailleurs.
e) Suivi et évaluation
Le suivi permet tout au long du projet de s'assurer et de vérifier le bon déroulement du projet et en particulier des activités prévues dans l'échéancier.
L'évaluation mesure, de manière ponctuelle, le degré de réalisation des objectifs initiaux du projet et donc l'impact de ce dernier. Les fonctions de suivi et d'évaluation sont utiles pour analyser les difficultés rencontrées par un projet et donc pour procéder à des réorientations éventuelles. En présentant votre projet, il est donc important de définir au préalable comment vous comptez effectuer le suivi et l’évaluation de votre action.
Souvent ignorée par les ONG, qu'elles soient du Nord ou du Sud, l'évaluation est utile à deux titres. Pour l'ONG du Sud, elle constitue une opportunité pour dresser un bilan sur les approches et les méthodes utilisées dans la mise en place du projet. Pour l'agence d'aide, l’évaluation permet de mieux connaître le déroulement du projet et les conditions d’utilisation du financement. Le rapport d’évaluation (ou d’activités) doit en effet indiquer les résultats concrets obtenus par le projet et notamment ses conséquences socio-économiques pour les bénéficiaires.
* Remarque
Les rapports d'activités intermédiaires (rapports de suivi et rapports financiers) sont généralement exigés par le bailleur pour les projets pluriannuels. Pour les projets de courte durée, on peut privilégier une simple évaluation-bilan en fin de programme. Notons qu’une bonne gestion administrative et financière constituent des éléments de crédibilité d’une ONG.
f) Perspectives et risques du projet
Il convient de décrire ici les mesures qui seront prises pour que le retrait du projet ou l'arrêt des financements ne nuise pas aux actions engagées et ne compromettent pas les résultats acquis par le projet.
En d'autres termes, il s'agira de vérifier la durabilité et la pérennisation des actions engagées (autonomie technique et financière du projet à terme).
Par exemple, il est souvent nécessaire de veiller au transfert de compétences aux bénéficiaires (maintenance des équipements, compétences techniques, capacités organisationnelles) pour éviter que le départ de l'opérateur ou le tarissement des financements ne compromette l'action.
Il s'agit aussi de déterminer les risques encourus dans la mise en œuvre du projet. Exemple : blocages administratifs, conflits locaux, obstacles socioculturels. On indiquera la manière dont on espère minimiser l'incidence de ces risques. Notons cependant que la majorité des projets rencontrent des difficultés imprévues et que c'est donc la capacité de réagir à ces difficultés qu'il importe de renforcer.
g) Analyse financière
Joignez un budget prévisionnel à votre dossier.
L'élaboration du budget est une étape importante dans la mise au point de votre projet. La quantification des dépenses prévues pour la mise en œuvre de l'action permet de vérifier la cohérence du projet et complète utilement le texte de présentation.
Le budget donne ainsi une idée de la taille du projet, du nombre de personnes rémunérées ou de leur niveau de rémunération. Il permet de préciser les types d'actions envisagées par le projet et renseigne sur les priorités que se fixent ses concepteurs.
L'examen du budget permet donc de jeter un autre éclairage sur le projet.
L'élaboration du budget du projet doit donc retenir toute l'attention des rédacteurs. Il s'agira notamment de veiller à la conformité entre le texte du projet et la partie financière ; toute action décrite dans le texte doit se traduire par des dépenses qui doivent apparaître dans le budget. Réciproquement, les dépenses contenues dans le budget doivent être expliquées d'une manière ou d'une autre dans le texte.
Une des erreurs les plus fréquentes commises lors de l'élaboration des budgets est l'omission de postes budgétaires. Or, une fois le budget approuvé par le bailleur de fonds, il est généralement très difficile de réclamer des rallonges budgétaires pour tenir compte de ces oublis. Il est nécessaire d’intégrer au budget les frais généraux tels que les charges de fonctionnement de l’Ong, pour ne pas mettre en cause une partie, voir la totalité du projet.
Outre l'apport demandé au bailleur de fonds, on n'oubliera pas de mentionner (en volume et pourcentage) :
· la contribution propre du demandeur ou des populations bénéficiaires de l'action (Ex : apport en travail, bénévolat, utilisation de locaux, d'équipements, fonds propres, etc.),
· l’apport (éventuel ou déjà acquis) d’autres donateurs.
Il s'agit toujours de faire preuve d'une grande rigueur dans l'élaboration du budget. Toutefois, il est fort probable que le budget présenté doive être remanié en fonction des indications données par le (ou les) bailleur(s) (plafond de subventions, postes budgétaires non pris en charge par le bailleur, etc.).
Le lecteur pourra également se reporter à d'autres exemples de budgets tel celui présenté en annexe qui est fourni à titre indicatif et qui a été retenu en raison de son caractère exhaustif.
h) Annexes
Un certain nombre de documents joints en annexe peuvent servir à renforcer votre demande et éventuellement à mieux vous faire connaître. Parmi ceux-ci :
· les rapports annuels d'activités et les bilans de votre organisme ; les rapports d'évaluation de projets,
· les lettres de recommandations et des références diverses,
· des articles de journaux, des photos, etc.
· les curriculum vitae des responsables du projet,
· des cartes géographiques pour préciser le lieu du projet.
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